工程项目的竣工验收是施工全过程的最终环节，标志着建设投资成果的转移。竣工验收证明书需由建设单位加盖公章，市建设工程质量监督站项目主监员签名。此证明书需详细记载参建各方验收人员名单，包括建设(监理)单位、施工单位、勘察设计单位的人员。

在填写竣工验收证明书时，需由建设单位交予施工单位，经各负责主体签字并加盖法人单位公章后，送质监站审核通过并提交备案部门。验收意见应明确说明工程是否按设计和合同要求施工完毕，系统运行是否正常，质量问题是否已处理，现场是否发现结构和使用功能隐患，以及工程技术档案、资料是否齐全。

在填写工程内部函件时，监理单位需在工程预验收后，填写质量评估意见，包括项目监理部是否全面执行监理规范、合同、规划及实施细则，地基、基础、主体工程、安装工程的质量是否符合设计与规范，是否满足使用功能要求。明确评定工程质量等级，确保报告内容包含注意事项。

为确保工程合法合规，还需提供规划部门认可文件，如工程规划许可证的复印件，需验证原件；工程项目施工许可证的复印件，需验证原件；公安消防部门认可文件，如“建设工程消防验收意见书”；环保部门认可文件，如“苏州市建设项目环境影响报告表”；施工图设计文件审查报告，提供原件；建设工程档案专项验收意见书，如城建档案馆的“建设工程档案资料接收联系单”。