为了确保基础验收顺利进行，建设单位和施工单位需要准备一系列必要的资料，包括但不限于基础的检验批验收记录、分项工程验收记录、分部验收记录、材料检测检验报告、基础验收报告、监理的基础评定报告、基础验收通知书以及验收签到表等。这些文件将为后续的验收工作提供详实的数据支持。

具体而言，地基验槽记录、预检工程记录、工程定位测量及复测记录、地基钎探记录、基础混凝土浇灌申请书、基础混凝土开盘鉴定、基础混凝土工程施工记录、基础隐蔽工程验收记录、基础分部工程质量验收记录、土方分项工程质量验收记录、回填土分项工程质量验收记录、混凝土分项工程质量验收记录、钢筋分项工程质量验收记录、砌体基础分项工程质量验收记录和模板分项工程质量验收记录等资料，都是必不可少的。这些资料能够全面反映基础施工过程中的各个细节，确保基础工程符合相关标准和规范。

在准备齐全上述资料之后，施工单位应向建设单位提交申请。建设单位收到申请后，会组织监理单位进行预验，检查现场实体建筑物和资料整理情况。如果预验结果合格，建设单位将通知质检站、设计院、勘察单位等相关部门进行正式验收。正式验收过程中，各参与单位将共同对工程进行检查和评估，确保基础工程质量达标。

验收通过后，所有参与验收的单位将共同签字认可，以此表明基础工程已经符合相关验收标准。这一签字过程不仅是对工程质量和施工工艺的认可，也是对各方合作成果的确认。