实物档案整理归档是档案管理中的重要步骤。实物档案是指法人、其他组织以及个人在其社会活动中形成的对国家和社会有保存价值的以物质实体为载体的物品档案。在进行实物档案的整理归档时，应按照一定的分类、保管单位、排列、划分保管期限、编号、封装及排架、制作目录等步骤进行。

实物档案的归档范围包括奖品类、印章类、字画类、赠品类以及其他类。奖品类包括奖状、奖牌、奖章、奖杯、锦旗、荣誉证书等带有荣誉性的物品。印章类包括各种类型的印章，如木印、石印、塑料印、钢印等。字画类包括领导及名人的题词、签名及各种类型书画。赠品类包括单位或个人在公务活动中互相赠送的纪念性物品、礼品。其他类则包括其他有保存价值的物品。

在对实物档案进行分类时，字画、赠品数量较少的单位可不单设“字画”、“赠品”类，归入“其他类”。实物档案数量适中的单位可分为奖品类（SWj）、印章类（SWy）、字画类（SWz）、赠品类（SWp）、其他类（SWq），不设置二级类日。奖品类实物数量较多时，可设置二级类目，即按物品类型分为奖状奖牌、锦旗等。印章、字画数量不多可不必再分类，多的可按其制成材料、内容细分。

划分保管单位时，奖品、印章、字画、赠品等实物以一件实物作为一个保管单位进行整理。归档的实物一般按收到的时间先后顺序排列。实物档案的保管期限分为永久、30年、15年和10年，参照国家档案局第8号令等有关规定执行。归档实物应按分类方案和排列顺序逐件编档号，并在不影响实物原貌的合适位置粘贴标签，填写档号。

归档实物用“SW”表示，用SWj、SWy、 SWz、SWp、SWq分别表示奖品、印章、字画、赠品、其他五个类型的实物档案。各类中的实物以件为单元，按收到的先后顺序编流水号。编号方式为：全宗号一分类及目录号一件号（29一SWj1一1表示29号全宗奖品类实物档案1号目录的第1件）

对于荣誉类实物，有实物档案室的单位可将整理好的荣誉类实物放置在实物档案室的展柜内，或挂在开阔干净的墙面上。无实物档案室的单位，可将整理好的荣誉类实物与其它门类档案分开，平置叠放在档案柜或密集架中保管。印章类实物整理后放入内衬活动式隔条的翻盖印章档案盒内，按从左至右、从上至下的顺序排放，档案盒封面样式、档案盒脊背样式、盒内样式在盒盖背面上方粘贴备考表及印模单。字画类实物经裱糊后卷为筒状，放在特制的柱形盒子中或用衬纸包住，与其它门类档案分开，平置叠放在档案柜或密集架中保管。其它类实物参照上述三种类型实物进行封装及保管。

实物档案整理完成后，应制作实物档案保管单位目录，方便查阅和管理。