日常小型会议接待要素梳理

一、会前准备

1. 文字材料：提前获取相关单位的会议材料，按公文格式调整，注意字体，为我单位领导准备发言稿或大纲，考虑现场可能的临时发挥。

2. 会议议程：制定包含时间、地点、参会人员和环节的会议议程。

二、座位安排

根据会议室实际情况，合理安排双方座位，注意主宾方向、座次顺序以及发言便利性。

三、文件印刷

确保所有材料双面印刷，公文格式调整，校稿两遍，关注错别字、标点，两人交叉核稿，准备参会人数所需材料，额外富余。

四、来访抵达

提前报备外来车辆和来访人员名单，发送包含时间、地点、到达方式、联系信息等信息的预通知，必要时接待。

五、现场布置

会场卫生、设备检查、桌签水牌、会议材料、纸笔、茶水准备，以及室内空调温度调整。

六、会议现场常规

引导入座，现场拍照存档，提供茶水服务，明确会议纪要责任人。

七、现场应急

应对可能出现的领导突发需求，确保现场服务团队分工明确，保持冷静应对。

八、会后活动总结

落实领导提出的意见，撰写工作信息或新闻稿，根据需要发送会议照片。

总结与实践

回顾会议准备过程，确保每个细节都得到妥善安排，总结经验，不断优化接待流程。实际操作中可能还需调整细节以适应不同情况，这里仅提供一个框架，实践中的具体规则需在实践中灵活运用。