根据中国婚博会的官方信息，以下是女方家在订婚时需要准备的事项和物品：

1. 订婚宴：女方家需要举办宴席，款待男方及其父母、亲友、媒人等参与者。

2. 回礼：女方家应当准备回礼，如水果、干果或当地特色食品等，以感谢男方送来的礼品。

3. 订婚物品准备清单：女方家需准备的物品包括布置用品、喜糖等宾客招待用品、甜品台或蛋糕、订婚书等仪式用品。

4. 服装准备：女方及其父母需要选购或准备订婚当天的服装。

5. 举办订婚宴：女方家负责组织和举办订婚宴，包括确定流程、安排主持人和摄影师等。